オフィス引っ越しの手続きから業者の選び方まで

オフィス引っ越しが決まったが、いったいどの業者に依頼をすればいいのかわからないとお悩みではないだろうか?オフィス引っ越しは莫大な時間と労力を要する大きな作業だ。

もしあなたが全体の流れはもちろん、各手続きや業者選びのポイントを押さえていなければ、引っ越し作業がスムーズに進むことはないだろう。

そこで今回は、オフィス引っ越しの流れ、手続き項目、そしておすすめのオフィス引っ越し業者を紹介しよう。ぜひ、今記事を参考にしてスムーズにオフィス引っ越しを行っていただきたい。

 

オフィス引っ越しの流れ

出典:www.afinite.co.uk

オフィス引っ越しは早め早めに取りかからなければいけない。正直言うと、地味で面倒な作業が多いがどれも大切である。

先延ばしにしておくと、オフィス移転当日まで時間がなく大慌てする、最悪の場合は移転を延期しなければいけない可能性もあるのだ。

まずあなたが知っておくべきことは、オフィス引っ越しの大まかな流れを知っておくことだ。大まかな流れを理解しなければ、細かな計画を立てることはできない。

オフィス引っ越しの流れは主に6ステップに分けることができる。

ステップ1:計画つくり

オフィス移転で最も大事なステップの1つが計画つくりだ。細かな作業が多数あるオフィス引っ越しだが、どんなに小さな作業も見落とすことはできない。オフィス計画つくりでは、オフィス用品購入費用・時期、レイアウト完成時期、移転先の物件を決める時期など様々なことを検討しなければいけない。

特にステップ1の時点で、オフィス移転をする目的を明確にしておこう。オフィス移転の目的は生産性を高めたい、業務の拡大、固定費の削減など様々であるはずだ。

オフィス移転の理由が明確になれば、移転先の物件もどのようなものになるべきなのか、レイアウトはどのようなものになるべきなのか等が明らかになる。オフィス引っ越しの目的は、引っ越し作業の指針になる。必ず明らかにしておこう。

ステップ2:解約予告期間・原状回復条件の確認

新たなオフィスを探すのも大切だが、現在のオフィスとなっている物件の解約手続きも大切である。オフィス移転の予定日が決まったら、物件のオーナーに引っ越しをする旨を告げなければいけない。これは義務である。一般的に、引っ越し日の3か月前、もしくは半年前までに告げなければいけない。

そして現在のオフィスを去るときには原状回復工事を行う必要がある。オフィスは多数の人間が毎日使う。そのため物件は大きく消耗しているはずだ。この消耗した部分を元の状態に戻す工事のことを原状回復と呼ぶ。原状回復の条件と工事方法を前もって必ず確認しておこう。

ステップ3:物件選びとオフィスレイアウト

物件選びとオフィスレイアウトプランを考える際に、大事なのがオフィス引っ越しをする目的と予算だ。目的によって物件の大きさや立地条件が大きく異なってくる。可能ならば、現状のオフィスの見直しを行うといいだろう。

オフィスに機能性はあるのか、社員は円滑にコミュニケーションが取れているのか等を見直すことで改善点が見えてくる。せっかく大金をかけてオフィス引っ越しを行うのならば、今よりも機能性も、デザイン性が高いものを作るようにしよう。

現状のオフィスが持つ問題点を明らかにすることで、新オフィスはより良いものとなる。オフィスデザインやオフィスレイアウトについては他の記事でも詳しく解説している。最新のオフィストレンドや色彩効果などについても解説しているので、ぜひ参考にしていただきたい。

ステップ4:引っ越し準備

オフィス引っ越しを行う際に、あなたの労力と時間を取るものが各手続きだろう。普通の引っ越しをした際にも住民票の移動や公共料金手続きなどで大変な思いをするが、オフィス引っ越しではそれ以上に大変な思いをすることになるだろう。

法務局、税務局をはじめとする各官庁へ届け出を行うのはもちろん、オフィスを引っ越すという旨をクライアントやビジネスパートナーに伝えなければいけない。またインターネットプロバイダーや電話会社にも早めに連絡して、引っ越してすぐに業務に取りかかれるようにしておこう。

オフィス引っ越しに伴う、手続き関係は後ほど詳しく解説する。行わなければいけない手続きは、1人でこなすには多すぎる。タスクを振り分けて、手続きを分散するのがおすすめだ。

ステップ5:引っ越し

オフィス引っ越しの際には、機密情報が漏れる可能性が高まる。そのため機密情報が入った段ボール箱などは丁寧に扱ってもらおう。念のため、大切な情報が詰まったものを業者に運んでもらうときには、社員も付いた方がいいだろう。

オフィス引っ越し業者もプロなので、モノの移動は驚くほどスムーズに行われるだろう。そのため運搬作業で心配することは何もない。引っ越しの際には、事前の廃棄物を選んでおくといいだろう。オフィス移転を行っていると、膨大な量の廃棄物が出てくる。

意外と廃棄処理は時間がかかる作業で、誤って捨てるはずのなかったものを捨てないためにも、自薦に廃棄物の選別を行っておくのをおすすめする。

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オフィス引っ越しに伴う手続きと主なチェック項目

出典:www.imove.global

出典:www.imove.global

オフィス移転には多数の手続きが伴う。ほとんどの手続きは時間がかかり、面倒なものだが期限が決められているものがほとんどである。そのため、手続きは余裕をもって行おう。コストはかかるが行政書士などに依頼すると、もれなく各手続きを行ってくれる。オフィス引っ越しに伴う手続きは必ずチェックリストを作ろう。チェックリストは古典的な方法だが、手続き漏れを防ぐためにはベストな方法である。ここからは主な手続きを紹介する。地方によって提出書類が異なるので、事前に電話で確認しておくとスムーズに手続きが進む。

・法務局
移転が本社の場合
手続き内容:本店移転登記申請書
必要書類:取締役会議事録、もしくは株主総会議事録取締役議事録
届け先:旧オフィス管轄の法務局
期間:オフィス移転から2週間以内

移転が支社の場合
手続き内容:支店移転登記申請書
必要書類:取締役会議事録
届け先:旧オフィス管轄の法務局
期間:オフィス移転から3週間以内

・税務署
手続き内容:異動届出書の提出
必要書類:登記薄謄本
届け先:納税地の所轄税務署長
期間:移転後即座に手続き内容:給与支払事務所の開設・移転・廃止の届け出
必要書類:登記薄謄本
届け先:新旧両オフィス管轄の税務署
期間:1か月以内

・都道府県税事務所
手続き内容:事業開始等申告書の提出
必要書類:登記薄謄本
届け先:新旧オフィス管轄の都道府県税事務所
期間:事業開始から10日以内

・社会保険事務所
手続き内容:適用事業所所在地・名称変更届の提出
必要書類:管轄の事務所に要問合せ
届け先:旧オフィス管轄の社会保険事務所
期間:5日以内・労働基準監督署
手続き内容:労働保険所在地等変更届の提出
必要書類:登記薄謄本、もしくは賃貸借契約所の写し
届け先:新オフィス管轄の労働基準監督署
期間:10日以内

・公共職業安定所
手続き内容:事業主事業所各種変更届の提出
必要書類:特になし
届け先:新オフィス管轄の公共職業安定所
期間:10日以内

・警察署
手続き内容:自動車保管場所証明申請書の提出
必要書類:車庫証明受け取り時に印鑑が必要
届け先:新オフィス管轄の警察署
期間:定められていない・消防署
手続き内容:防火・防災管理者選任・解任届の提出
必要書類:選任・解任者の防火・防災管理講習修了証
届け先:新オフィス管轄の消防署
期間:10日以内

・郵便局
手続き内容:転居届の提出
必要書類:保険証など
届け先:新オフィス管轄の郵便局
期間:転居前が望ましい

→『オフィス内装工事&デザインの見積り比較はこちらより』

 

優良オフィス引っ越し業者の見つけ方

出典:removalcompanylondon.wordpress.com

出典:removalcompanylondon.wordpress.com

オフィス引っ越し業者は日本全国に多数ある。全ての引っ越し業者が優良ならば問題ないが、残念ながらそうではない。

オフィス引っ越し業者選びで何より重要なのは、信頼できる引っ越し業者であることだ。オフィス引っ越しの際には、セキュリティーがどうしてもゆるくなってしまう。

引っ越し業者も最善を尽くして運搬をしてくれると思うが、万が一顧客情報などが流出してしまったときは大事になる。

セキュリティー対策が万全であるということは、必須条件である。セキュリティー以外にも、オフィス引っ越し業者選びの際に気を付けなければいけないポイントは多数ある。ここからは優良オフィス引っ越し業者を見つけるポイントを紹介しよう。

引っ越しに加えてプラスアルファの魅力を持つ引っ越し会社

オフィス引っ越しを受け付けている引っ越し業者は多数あるが、その中でも優良な業者を見分ける方法として、プラスアルファの付加価値を提供してくれるところを選ぼう。例えば、オフィス引っ越しのスケジュール作成、オフィスレイアウト変更、ネットワーク接続、備品買い取りなどを提供してくれるところは魅力にあふれているだろう。

引っ越し業者なので、モノをスムーズに運搬することは最低限の能力である。優良オフィス引っ越し業者はそれに加えて、魅力的な付加価値を提供してくれるのだ。

経験豊富な業者を選ぶ

オフィス引っ越し業者選びでは、経験が何よりも重要だ。普通の引っ越し実績・経験があっても、オフィス引っ越し経験が少ない業者には依頼するべきではない。

その理由はオフィス引っ越しでは大型の家具運搬はもちろん、レイアウトに沿った家具の配置、インターネットケーブル・電話ケーブル配線などをしなければいけない。経験が少ない引っ越し業者では、作業が円滑に進まない、もしくはケーブルの配線はほかの業者に頼まなければいけない可能性もあるのだ。

見積り依頼を行う

いくつかの引っ越し業者に目星をつけたら、無料見積もりをしてもらおう。各業者の無料見積もりを比較することによって、あなたのニーズを満たした引っ越し業者を見つけることができる。この際に、積極的に相談に乗ってくれる引っ越し会社はポイントが高くなる。

ただ無料見積もりの結果を渡す業者と、細かなアドバイスとともに結果を渡してくれる業者だと、必ず後者を選択するはずだ。あなたがオフィス引っ越し作業に手間どうのは仕方がないことだ。

オフィス引っ越し作業を経験する人、さらに言えばオフィス引っ越し作業を進めていく人はなかなかいない。だからこそ、引っ越し業者は親身になって、的確なアドバイスをしてくれるところを選ぼう。見積り依頼のほかに、無料相談もしてみるといいだろう。

 

オフィス引っ越しにかかる費用は?

オフィス引っ越しにかかる費用は、あなたの企業がどれくらいの規模なのかで変わってくる。もちろん大規模ならそれだけ引っ越しにかかる費用はかかる。

オフィス引っ越しにかかる費用は主に次の3つだ。現状オフィス退去費用、引っ越し費用、新オフィス開設費用。現状オフィス退去費用とは、原状回復工事費、引っ越し日までの家賃、インターネット接続代、公共料金などだ。

現状オフィス退去費用は、あなたのオフィス状態と、いつ引っ越すのかによって変わってくる。次が引っ越し費用だ。引っ越し費用では、社員数単価を出す引っ越し業者も多い。社員1人が1万円とすると、20人の場合は20万円だ。

これに加えて、運搬にトラックが必要だ。相場としては2トントラック1台で7万円だ。引っ越し費用はオフィス規模にもよるが、最低でも30~40万円は見積もっておきたい。新オフィス開設費用は、移転先のレイアウト設計から配置まで、家具の購入、内装工事費、電話・ネットケーブルの接続などのことだ。

オフィス引っ越し費用は、最低でも500~600万円は見積もっておいた方がいいだろう。引っ越しという作業だけに着目するならば、費用は約200万円程度だ。

 

おすすめのオフィス引っ越し業者

引っ越し業者の探し方をお伝えしたが、まだ具体的にイメージができないという方はいるだろう。そんな方のために、今回は口コミや実績などから考慮して、おすすめできるオフィス引っ越し業者を紹介しよう。もし業者選びに迷っているのならば、ぜひ参考にしていただきたい

ヤマトホームコンビニエンス

クロネコでおなじみのヤマトホームコンビニエンスは、オフィス引っ越し作業を効率よいものにしてくれるはずだ。なんと運搬作業だけではなく、移転の準備、そしてアフターケアまで行ってくれる。あなたもオフィス引っ越しに関する悩みがいくつかあるはずだ。

そんな悩みもヤマトホームコンビニエンスなら解決してくれる。オフィス引っ越し準備にはやるべきことがたくさんあり、本業務に差し障るかもしれない。しかし、引っ越し準備も代わりに行ってくれるので、ヤマトホームコンビニエンスはあなたのよきパートナーとなるはずだ。

アート引っ越しセンター

大手引っ越し業者アート引越センターの最大の魅力は、オフィスパックがあるということだ。オフィスパックとは、移転先の選定、スケジュールの作成、そして備品の買い取りなど面倒な引っ越し作業を最初から最後まで行ってくれるサービスだ。

移転後のオフィスレイアウト変更や、オフィスの調査から分析までアフターフォローも万全にしてくれるのが魅力的。大企業オフィスから大学までの移転を経験してきたアート引っ越しセンターには実績と実力が備わっていることは言うまでもない。

→『オフィス内装工事&デザインの見積り比較はこちらより』

 

まとめ

オフィス引っ越し作業は、あなたが思っている以上に大変だということがお分かりいただけただろう。だからこそ、早め早めに作業に取り掛かる必要がある。

可能ならば、オフィス引っ越しに関する業務をサポートしてくれる引っ越し会社に依頼をした方がいい。その方が、あなたの負担は軽くなり、日常業務にも集中して取り組むことができるだろう。ぜひ今記事を参考にして、スムーズなオフィス引っ越しを行っていただきたい。

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ABOUTこの記事をかいた人

【記事監修】株式会社アーキバンク

建築に関わる専門知識、経験を活かし、建築や内装に関わる「ヒト」「モノ」「サービス」を効率的かつ有効に結びつけるため、建築関連のオウンドメディアを運営。その他WEBコンサルティング事業、コンテンツ販売事業を展開。ホームページはこちらより。