生産性向上!オフィス用品を選ぶ際に知っておくべき5つのポイント

オフィス内装を考えた際に出てくる大きな悩みの1つはオフィス用品選びではないだろうか?オフィス用品選びにはコストやオフィスの広さ等考慮しなければいけないポイントはたくさんあるはずだ。実はオフィスと生産性には深い関りがある。

良いオフィスは生産性を高め、悪いオフィスは生産性を損なう。オフィスを良いものにするのも、悪いものにするのも、全てはオフィス用品にかかっているのだ。そんな大切なオフィス用品を選ぶ際には絶対に知っておくべきことがいくつかある。

その知識を知っているだけで、オフィス用品選びはぐっと効率がいいものになり、生産性を高めることができるオフィスを作ることができるだろう。今回は新たにオフィス作り・オフィス移転を考えたあなたのために絶対に押さえておくべきポイントを紹介しよう。

 

1.良いオフィスとは来客に好印象を与えるだけではなく、生産性も高める

まずはオフィスの重要性についてご説明しよう。オフィスとは誰のためにあるものか?オフィスとは会社への来客を迎えるという大きな役割を果たすだけではなく、従業員が気持ちよく仕事を行うことができる場所であるべきである。オフィスの重要性について理解することは、オフィス用品選びをする時に大きな手助けとなる。

オフィスと来客の関係

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言うまでもないが、散らかっていて古びたオフィスは来客に良い印象を与えることは絶対にない。整理整頓されていないオフィスは会社自体の信頼を揺るがすという可能性が大いにある。

来客の立場になってみるとこのことがよく分かる。これから共に仕事をしようと考えている相手のオフィスが散らかっていると、その会社の自己管理能力をどうしても疑ってしまうはずだ。

逆にきちんと整理整頓されているオフィスは清潔感溢れていて、必ず良い印象を与えることができるだろう。

ではオフィスが整理整頓されていない原因は何だろうか?原因の1つにオフィス用品をあげることができる。毎日使うオフィスはモノで溢れがちだ。コピー用紙が散らかっていたり、ファイルが山積みになったりしてはいないだろうか?モノが乱雑する原因は収納棚などの収納家具が機能していないからだ。

収納家具は足りているだろうか?収納スペースがいっぱいになっていたら、ファイルや紙は収納できない。その他にも椅子は古びていないだろうか?ソファなどの来客を迎える家具は傷ついていないだろうか?

オフィスを清潔にするのも、散らかすのも全てオフィス用品にかかっている。古くなったオフィス用品は積極的に買い替えることが大切だ。また最新のオフィス用品を取り入れていくことはモダンでクリーンなイメージをオフィスに与える。

オフィスと生産性の関係

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すでに述べたがオフィスと従業員の生産性は深く関わっている。近年ではITの発達に伴い、働き方も劇的に変わってきた。

多くの職場では長時間椅子に座ってパソコンと向き合う必要がある。社員が座っている椅子は快適なものだろうか?

ひどい腰痛や肩こりなどを起こさないだろうか?オフィス用品選びの際には社員の健康状態を考慮する必要もある。

また毎日最低8時間過ごすことになる職場は快適なものでなければいけない。狭苦しく、到底満足できない職場では社員のモチベーションも上がらない。

オフィスに満足している社員は高いモチベーションを持つことができ、生産性も高まるのだ。快適な職場だけでこそ社員は効率的に働くことが可能なのだ。

さらに近年では転職を考えている人が転職先に求めることの1つに「働きやすいオフィス」というものがあるのだ。社員の生産性をあげるだけではなく、新たな戦力を獲得する重要なファクターとなっているオフィスはもはや「ただの職場」ではなく「会社の業績を決める重要な要素」になっている。

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2.オフィス用品を選ぶ際に知っておくべき5つのポイント

来客に好印象を与えるために、社員の生産性をあげるためにオフィス用品をどんどん新調すればいいかというと、そういう訳ではない。オフィス用品を購入する際には絶対に押さえておくべきポイントがあるのだ。この5つのポイントを知っているかどうかで快適なオフィスになるかどうかがかかっている。

1.まずはリストを作る

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オフィス用品を購入する際に大切なことは最低限必要なものを記したリストを作ることだ。

リストを作ることで無駄なコストを抑えることも可能であれば、不必要なものを購入してスペースを無駄にしてしまうというリスクを防ぐことができる。

まずは最低限必要なものを記したリストを作って、その後にスペースや予算を考慮しながら必要なものを付け加えていこう。

以下がリストを作成する際に考慮するべきポイントである。

オフィスのスペース
オフィス用品を購入する際に一番多い失敗例が、購入した用品が思っていた以上に場所をとって空間を狭くするということである。これを防ぐためにもオフィスとなる場所の広さをしっかりと認識しておくことが大事だ。

コスト
オフィス用品は決して安くはない。一体どれくらいの予算を割くことができるのか決めておく必要がある。特に立ち上げたばかりの会社はオフィス用品の他にも投資をしなければいけないことはたくさんある。どの事業を行う上でもスタートアップは大切だ。事業が安定してからでもオフィス用品は購入することができるので、どれくらいの投資をオフィス用品に行うのかは計画的に考えよう。

オフィスの使用用途は常に頭に入れておく
オフィスをどのようなデザイン・使用用途にしたいのかは頭にあるはずだ。オフィス用品を選ぶ際にはそのことを常に頭に入れておく必要がある。もしパソコンを常に使うIT関係の会社なら、パソコンのスペースやアイデアをチーム間で共有する大きなテーブルは欠かせないかもしれない。

もしコンサルタントのオフィスなら、機密情報が詰まったファイルを保管する棚は必須であり、クライアントとミーティングするスペースも必要だろう。自社の業務に合ったオフィス作りをすることが大切である。

2.ニーズ把握

出典:www.gentlemansgazette.com

多くのオフィスで従業員は1日中机の前で座って仕事をすることになるだろう。ということは従業員のために快適で使いやすい机と椅子を購入することはマストだ。

後ほど詳しく紹介するが、最近では人間工学に基づいて作られたエルゴノミクスチェアが人気だ。その人気さゆえに価格もお手ごろなので購入を考えてみてはいかがだろうか?

またビジネスタイプによって机と椅子以外の家具を購入することも可能だ。大手IT企業が採用しているように、カフェのような雰囲気で社員同士のコミュニケーション・共同作業に重点を置いたインテリアデザインにするのならば、大きな机と椅子は必須だろう。

もし個人が仕事に集中できるようなオフィスを目指すのならば、仕切りを購入することになるだろう。どのような計画でも、ニーズに合ったオフィスを作ることは社員の生産性を高めることだということは肝に銘じておこう。

3.機能性のあるオフィス用品選び

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オフィス用品を購入する際にはオフィスに「美」をもたらしてくれるものを購入しよう。良いオフィスデザインは明るい雰囲気をもたらし、ストレス緩和、そして生産性もあげるのだ。

このような効果をもたらすオフィス用品を選ぶためには色が与える影響を知っておきたい。

例えば、創造性あふれる活気あるオフィスにしたいのならオレンジを使うべきだ。知性や清閑をもたらしたいのならブルーを使うのがよい。

しかし多様な色をオフィスに使用するときは注意が必要だ。色同士が衝突すると、逆に従業員の集中力を損なってしまう。このような色がもたらす詳しい効果については後ほど紹介しよう。

さらに加えると、色とデザインが気に入ったからという理由だけでオフィス用品を購入するべきではない。会社のアイデンティティや社風を表現するようなオフィス用品を購入しよう。

4.オフィス用品のサイズには要注意

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オフィスの大きさに適したオフィス用品を選ぶことは当たり前だが大切なことである。大きな用品はそれだけスペースを要する。

もしオフィス用品を設置した後に窮屈で狭いスペースしか残っていなかったら、働く人間は自由に動くことも、コミュニケーションをとることも不自由になるだろう。したがってまずはオフィスの寸法を知っておくことが必要だ。

またオフィス用品の置き方次第では、スペースを確保することもできる。オフィス用品の置き方も工夫をして、社員が快適に過ごせるようにしよう。

 

 

5.会社のアイデンティティと社風を象徴する家具選び

出典:furnituregood.branduhi.com

オフィス用品を購入する際にはオフィスに「美」をもたらしてくれるものを購入しよう。良いオフィスデザインは明るい雰囲気をもたらし、ストレス緩和、そして生産性もあげるのだ。

このような効果をもたらすオフィス用品を選ぶためには色が与える影響を知っておきたい。例えば、創造性あふれる活気あるオフィスにしたいのならオレンジを使うべきだ。知性や清閑をもたらしたいのならブルーを使うのがよい。

しかし多様な色をオフィスに使用するときは注意が必要だ。色同士が衝突すると、逆に従業員の集中力を損なってしまう。このような色がもたらす詳しい効果については後ほど紹介しよう。

さらに加えると、色とデザインが気に入ったからという理由だけでオフィス用品を購入するべきではない。会社のアイデンティティや社風を表現するようなオフィス用品を選ぶべきである。

オフィス用品選びは簡単にはいかない。しかしオフィス用品選びは会社に利益をもたらすための第一歩と考え努力を要すべきだ。数日間頭を抱えるということもあるだろう。だがオフィスが完成した時、あなたは全ての努力が報われたと感じるはずだ。オフィスは長年使うものとなる。

そのオフィス作りは絶対に手を抜いたら駄目だ。オフィス作りの中でも最重要ステップである用品選びに時間をかけた分だけ、将来大きな見返りを得ることができる。将来を見据えたオフィス用品選びを行おう。

→『オフィス内装工事&デザインの見積り比較はこちらより』

 

3.オフィス用品選びの参考に!色の持つ効果

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誰もが知る大企業Googleでは、すでに色が従業員にもたらす効果について注目している。そのためGoogleでは定期的にオフィスの色を変えて、色が社員にどのような影響を与えるのかを見ているそうだ。

Googleだけではなく多くの大企業が色と生産性の関係に注目をしてオフィス用品選びをしているのだ。快適で生産性高める環境作りに置いて、オフィス用品の色を考慮しないわけにはいかない。

ここからはオフィス用品によく使われている色の持つ効果を紹介しよう。

イエロー・オレンジ

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柔らかなイエローやオレンジはオフィスに活力とエネルギーをもたらしてくれる。

またアイデアや発明をもたらしやすいとも考えられているのがイエローとオレンジだ。作家や芸術家、開発者等のクリエイティブ性が求められる職場に使われるのが望ましい。

 

 

グリーン・ブルー

出典:officesnapshots.com

グリーンとブルーは仕事効率と集中力を増加させる効果がある。

それだけではなくリラックス効果と心身の健康につながるとも考えられているのがグリーンとブルーだ。

ストレスフリーで幸せな従業員が欲しいのならば、グリーンとブルーは正しい選択となるだろう。

 

レッド

出典:press-my-cards.com

情熱、愛、そして怒りのシンボルであるレッドはとても力強い色だ。レッドには心拍数をあげて血液の流れを活発にする効果がある。

そして結果的に脳の活動が高まるのだ。しかしレッドを使う際には注意が必要だ。レッドは血流を高める効果があるので、人が怒りやすくなるという可能性がある。

メインカラーとして使うとデメリットが目立つので、あくまでも部分的なアクセントとして取り入れることが大切だ。

 

椅子

出典:www.gadgetreview.com

どんなオフィスにも絶対に欠かせないのが椅子だ。多くの職場では1日中椅子に座って仕事をする必要があるだろう。椅子によっては社員に腰痛を引き起こし、仕事に集中できないという結果をもたらすかもしれない。

そのため快適な椅子を選ぶことは生産性を高めるだけではなく、社員の健康にもつながるので大切だ。

すでに紹介したがおすすめの椅子はエルゴノミクスチェアだ。エルゴノミクスチェアの最大の特徴は長時間座っていても疲れることがないということだ。

人間工学に基づいて作られた椅子は痛みの原因となる背中や腰をしっかりとサポートする。もちろん座り心地は抜群だ。値段は他の椅子よりも高めだが、値段以上の価値をもたらしてくれる多くのビジネスマンに愛されている椅子だ。

その他にもリクライニング機能や背もたれに体を傾けると少しだけ傾くロッキング機能が搭載している椅子も人気だ。その他にも腕を休めることができるアームレストや素材にもこだわることができると尚更良い。

意外と見落としがちなポイントが椅子の脚だ。脚は地面に直接触れている部分であり安定感にもつながる大切なパーツだ。多くの椅子は4本脚か5本脚になっている。絶対に選ぶのは安定感抜群の5本脚だ。

 

出典:desk.noobite.com

椅子と共に欠かせないのが机である。机を選ぶ際の最も重要なポイントの1つは多機能なものを選ぶことだ。例えば机に引き出しがついているものは、かなり便利だ。

また机の上にパソコンを置く必要があるのならば配線を机の下や裏に隠すことができるものはマストだ。

片袖机が最もスタンダードでおすすめだ。もし金銭面で余裕があるならば、両袖机の購入を検討してみてほしい。

机はパソコンを置く他、書類やノートなどで散らかってしまう。引き出しがついていて、机の面積が広いものは仕事効率増加にもつながる。

そして大企業が続々と取り入れている最も注目を集めているオフィス用品がスタンドアップ・デスクだ。スタンドアップ・デスクとは立っても座っても仕事をすることができる高さ調節可能の机のことである。座りっぱなしで仕事をすることは健康上良くない。そんな健康面を懸念して発明されたのがスタンドアップ・デスクなのだ。

収納家具

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保管するべき書類やファイルがたまりがちなオフィスに収納家具は欠かせない。収納家具は大きなスペースを要するので購入する際には要注意だ。

棚タイプの収納家具はベーシックで人気もあるが、横のスペースだけではなく上のスペースもとってしまう。そのため棚が並ぶとオフィス全体が狭い印象にどうしてもなってしまう。

そこでおすすめなのが箪笥タイプの収納家具だ。箪笥タイプのものだと上のスペースをセーブすることができる。

さらに多くの箪笥タイプの収納家具はコピー機を置くことができるスライド付きだ。多機能の収納箪笥はスペースはオフィスで大活躍すること間違いなしだ。

ホワイトボード

出典:www.pinterest.com

多くの企業が取り入れているのが大きなホワイトボードだ。様々なアイデアを視覚化してチームメンバーと共有できるホワイトボードは生産性を高めるオフィス用品として大活躍だ。

特にクリエイティブな職場には必須だ。会議室にはもちろんのこと、休憩室などにも設置して社員がいつでも自由にアイデアを書き込めるようにするのがおすすめだ。

しかしホワイトボードもまたスペースをとってしまう。もしスペースに余裕がないのならば壁掛けのホワイトボードがおすすめだ。もしくは壁をホワイトボードにするというサービスを行っているオフィス内装業者もある。

スペースの節約だけではなく、クリエイティブな雰囲気を出すことができるのも壁をホワイトボードにすることで得られる大きなメリットだ。

植物

出典:www.pinterest.com

オフィスに植物を置くことは大切である。植物をオフィスに置くことで得られる効果は主に以下の3つ。

空気清浄
植物には酸素の多い綺麗な空気を作る効果がある。こもりがちなオフィスの空気も植物の力でいつも新鮮なものになるのだ。

生産性を高める
植物には集中力と記憶力を高める効果がある。リラックス効果のある植物は生産性を高める大きな役割を果たしてくれることに間違いない。

ストレス緩和
植物を取り入れることはオフィスに癒しをもたらすことである。綺麗な空気の元、癒しに囲まれて働くことはストレス緩和にもつながる。

植物はスペースをとることがないので積極的に取り入れていきたい。各自のデスクには小さな植物を置いて、オフィスの隅などの空いているスペースには大きめの観葉植物を置こう。良い職場は必ずと言っていいほど緑に溢れている。

今回紹介したもの以外にもパソコンやコピー機、文房具など必要なものはたくさんあるはずだ。必要なものを見落とすことを防ぐためにも、リスト作りは絶対に欠かせない。

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5.オフィスデザイン別に必要なオフィス用品を大紹介!

すでにどのデザインのオフィスにも共通する必要なオフィス用品を紹介した。ここからはオフィスデザイン別に必要なオフィス用品を紹介しよう。

仕切り

出典:teaone.net

もし各従業員の机を仕切って、仕事に集中させたいのなら仕切りは必要だ。仕切りをつけることによって従業員はプライバシーを保ちながら集中して仕事に取り組める。

注意したいのは高すぎる仕切りをつけないということだ。高い仕切りをつけることは、プライバシーを完全に守れて集中して仕事に取り組むことができるというメリットがある。

しかし一方で他のチームメンバーとコミュニケーションが取れない、孤立感を感じてしまうというデメリットがあることを忘れてはいけない。

また窓から入ってくる自然の光も完全にシャットアウトしてしまう可能性が大いにある。自然の光は健康を高めるだけではなく、生産性をも高めることが判明している。おすすめは立つことで他の従業員とコミュニケーションをとることができる高さの仕切りだ。

受付・応接家具

出典:furnituregood.branduhi.com

もしもクライアントが頻繁に訪れて打ち合わせや仕事を進めていくことが必要な場合には、受付と応接家具を購入しなければならない。

特に受付には力を入れよう。会社の玄関でもある受付はクライアントが会社に対する第一印象を受ける場所だ。

ここで良い第一印象を与えることができるかどうかによって、その後の仕事の進展にも関わってくると言っても過言ではない。

憩いの場

出典:officesnapshots.com

GoogleやFacebook等のIT大企業が必ず取り入れているのが、休憩中にリラックスすることができる憩いの場だ。

多くの企業が職場に卓球台を置いたり、マッサージチェアーを置いたりしている。

実は職場に遊びや憩いを取り入れることは創造力をかきたて生産性につながるのだ。

狭いオフィスでも折り畳み式の卓球台などは置けるだろう。職場に遊び心を取り入れることで楽しくクリエイティブな雰囲気が生まれるのだ。

本棚

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もし頻繁に本で調べ物をすることが必要な職のオフィスには本棚は欠かせない。スペースに余裕がある場合は図書室を作ってみもいいかもしれない。

もしスペースや予算に余裕がない場合は、吊りかけタイプの本棚を活用することでスペースの節約だけではなく、インテリアデザインとしても活躍するだろう。

機密書類などは来客者の目に止まらないところに保管するのが大切だが、本は敢えて来客の目に止まるところに飾っておいてもいいかもしれない。

やはり本というと知的なイメージがある。本を敢えて見せることによって、クライアントとの打ち合わせの時には自身の発言に説得力がもたらされるだろう。

ケーブルホルダー

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ケーブルがありふれているオフィスにはケーブルホルダーは絶対に欠かせない。

ケーブルホルダーを使えばうっとうしいパソコンのケーブルも机の端にクリップすることが可能であれば、机の下に隠すことも可能、もしくは壁に掛けることさえ可能なのだ

 

 

 

6.毎日使うオフィスだからこそ快適なものに!

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オフィス用品を選ぶ際に一番大切なことは社員のニーズを考えることだ。社員はあなたに利益をもたらす大事な仲間であり、オフィスを毎日活用するのだ。

そんな社員に仕事がしやすい快適な環境を整えてあげることは当たり前のことである。

彼らのことを考えたオフィス用品を選ぶのはとても骨が折れる作業である。しかし苦労した分だけ結果は必ず返ってくる。

今回紹介したポイントを押さえてオフィス用品を選ぶだけで絶対に失敗することはなくなるだろう。オフィス用品は内装業者からでも、通販でも購入することが可能だ。ぜひ今回紹介したポイントを押さえて正しいオフィス用品を選んでいただきたい。

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