事務所の机の配置方法とそのメリット・デメリットについて

仕事のしやすい事務所にはいくつか条件があるが、その中でも机の配置方法によって、個人の能力をいかに引き出せるかが重要と言えるだろう。
なぜなら、事務所での業務は、ほとんどを個々の机上で行うからである。

また、職種によっては、コミュニケーションの取りやすさが必要なこともある。
机の配置によるメリット・デメリットを知ることによって、効率の良い事務所作りに役立てて頂きたい。

 

机の配置方法の種類とメリット・デメリット

机の配置方法には、それぞれメリット・デメリットがある。デメリットを解消する方法や、配置方法による向いている職種などについてご説明する。

対向式(対面式)配置

出典:sangkitchens.com

机を向かい合わせにして配置し、島形に寄せる配置方法である。日本の企業ではもっとも一般的な配置型と言える。
事務職や営業職など、多くの職種に向いている配置である。

メリットとしては、コミュニケーションが取りやすく、面積効率の良い配置方法なので、少ないスペースで配置できるという面がある。

また、部署ごとに島を作れば、他部署の人にもわかりやすく、電話や連絡の伝達がしやすくなる。
同じ仕事をしている人同士が隣になれば、席から移動することなく書類を見せながら指示を仰いだり、仕事の指示を出すこともできる。

事務机を使用する場合、引き出しを隣の人と共有したり、パソコンや電話の配線を向かい合わせた机の裏に隠すことができて整理しやすいという利点もある。
事務机以外にも、横に大きなテーブルを使用して、それぞれの作業スペースを確保する方法もある。

デメリットとしては、対面する相手と目線が合いやすく、プライバシーの確保がしにくいという面がある。
隣の席との境目があいまいな場合、書類や書籍でほかの席を圧迫してしまうおそれもある。
また、隣の人同士の距離が近いことから、仕事中におしゃべりをしたり、仲の悪い相手なら気まずい思いをする危険性もある。

これらのデメリットを回避するためには、ローパーテーションを設置することで、ある程度のプライバシーを確保し、作業スペースを侵食されることもなくなる。

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同向式(スクール式)配置

出典:www.edrawsoft.com

学校で授業を受ける生徒のように、同じ向きに机を配置する方法である。

受付がある企業や、来客のあるオフィスに向いている配置方法である。
また、テレフォンオペレーターなど個々の業務が個人で完結する業務に向いている。

メリットは、皆の視線が同じ方向になるので、目線が気にならず、プライバシーが確保できるということである。

また、来客があった時に全員が把握できることや、正面に立って全員に指示を出しやすいなどの利点がある。

デメリットとしては、コミュニケーションが取りにくいという面である。
何か用があって後ろから話しかけた場合、前の人は真後ろを振り返らなくてはならない。

また、横にいくつも席が並んで切れ目がないと、真ん中の席の人は、移動時に端の席の人の後ろを通らなければならないので、気を使いあったり業務を中断させられる可能性もある。

デメリットを回避するためには、できるだけ少数の席で列を区切り、同じ業務をする人や指示を出す人を隣同士に配置する必要がある。

背面型配置

出典:www.pinterest.com

壁やパーテーションに向けて机を配置し、それぞれが背中合わせになる配置方法である。

基本的にチームごとに円を描くように配置し、中央で打ち合わせなどができるようになっている。
企画や開発など、チーム制で行う部署に向いている配置方法である。

メリットは、それぞれ壁やパーテーションを向いているので、仕事に集中しやすく、それでいて座ったまま振り返ればほかの人とすぐ対面できる面である。

机も普通の事務机の倍程度のスペースを確保できるので、ディスプレイの複数使用や書類を広げるのに便利である。
円の真ん中に小さなテーブルを置いておけば、その場で会議することができるので、打ち合わせスペースや会議室なども不要になる。

デメリットは、面積効率が悪いことで、ひとりひとりのスペースが大きくなるので、狭いオフィスでは難しい配置方法である。
背面型配置は、広さにゆとりがあり、業務効率を特に重視した企業や部署に向いていると言える。

ブース式配置

出典:www.officefurniturewarehouse.co.nz

個々の机をパーテーションなどで囲って、パーソナルスペースを作ることのできる配置方法である。
集中力や高い技術を必要とするクリエイティブな職種や、プログラマーなどに向いている配置方法である。

メリットは、充分なプライバシーを確保でき、ほかの人の目線や雑音を排除して、仕事に集中できることである。

能力や成果物重視の職種に採用される配置方法なので、リラックスして良い仕事ができることを再重視している。

デメリットは、パーテーションの設置費用や空間の確保、コミュニケーションが取りづらいことなどである。

しかし、クリエイティブな職種やプログラマーなどは、高い技術力と能力が必要とされるので、質の良い仕事をするためには費用や面積などはあまり重要視されない。

コミュニケーションは、内線電話の使用などによって解消されるし、もともと業務上コミュニケーションをあまり必要としないので、デメリットにはなりにくいとも言える。

フリーアドレス式

出典:www.aerofoil.net

個々の固定の席を設けず、大きなテーブルと椅子を用意しておいて、各自好きなところで仕事をする配置方法である。
出入りの多い営業職や、自由な社風の企業に向いている。

メリットは、外出の多い営業職などの席を確保する必要がないので、在籍数よりも少ない席数で済むことである。

オフィス内は無線LANを採用し、パソコンはノートパソコンを個人に支給することで、机の上が配線や大きなパソコンで圧迫されずにスッキリとして開放感のあるオフィスになる。

いつも違う席で仕事をすることができるので、新鮮さがあり、部署を超えたコミュニケーションも可能になる。

デメリットは、従業員の管理がしにくいことである。席を見て休みか外出中かなどの把握がしにくく、目当ての人を探すのも困難になる。

また、個々の机がないことから、書類や書籍や道具などを机に常備させることができない。そのため、個人で使える収納棚を用意し、毎回取り出したり収納する必要がある。

どこで仕事をしてもいいとは言っても、規則や決まったことを好む日本人気質の人が多いので、結局同じような席にいることが多く、メリットをあまり活かせない可能性もある。
事務職は固定の席にして、営業職はフリーアドレスにするなどの工夫も必要と言える。

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効率的な業務のために必要な配置について

出典:www.aerofoil.net

効率的な業務を行うためには、机の配置方法だけでなく、それに伴うスペースやほかの設備との兼ね合いも考えなくてはならない。

たとえば、普通ひとつの部署にプリンターやコピー機は1台か、複数の部署で共有することも多いだろう。
共有する設備は皆が使いやすい場所に置いたり、印刷することの多い部署のそばに置くようにしたい。

また、人が一人スムーズに通るためには、800mmの幅が必要になる。
机と机の間隔や、人が席に座った状態の後ろのスペースも同様に必要である。

一人の人間が仕事をするために必要なスペースは2坪であると言われている。
まずは、オフィス全体の面積を割り出し、通路や収納棚やそのほかの備品などを設置して、一人分に充分な作業スペースが確保できるかどうか考えてみてほしい。

なかなかイメージできないという場合は、図面ソフトやフリーの間取り図作成ソフトを使って図面を作成してみると良いだろう。
業者に頼む前に、大まかなイメージができていると依頼もしやすくなるだろう。

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まとめ

机の配置に重要なことは、コミュニケーションの取りやすさと、プライバシーの確保という相反する2つの要素が必要になる。

どちらを重視するかは、それぞれの職種によって異なるが、実際にどのような配置が仕事しやすいかアンケートを取ってみるなど、個人の意見を聞いてみるのも良いだろう。

もちろんすべての意見を取り入れることはできないが、本当に働きやすい事務所とはどんなものか、実際に働いている人の意見が参考になるのではないだろうか。

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