小規模オフィスの作り方〜レイアウトの検討時に注意する点とは?

オフィスが小規模で、あまりスペースに余裕がないと考えておられる経営者の方も多いのではないだろうか。確かに、広いオフィスよりはスペースにゆとりがないが、考え方を変えれば小規模ならではの利点やメリットもある。

少人数で小規模なオフィスのレイアウトを検討する時に注意する点や、工夫できることを実例を通してご紹介していこう。省スペースのために効果的である。

 

空間を有効的に活用する4つのコツ

出典:nusar.ipnodns.ru

比較的狭い空間でも、家具や備品の選び方や、工夫次第で空間を有効的に活用することは可能である。

基本的な4つのコツをご紹介しよう。

 

 

 

 

1.1人あたりの業務スペースを計算する

まず、オフィスの有効面積を従業員の数で割って、1人が専有できる業務スペースを計算してみよう。

たとえば、60㎡で従業員数15人の場合、60÷15=4㎡。そして、1人あたりのデスクとチェアを含めた必要な業務スペースは、デスクの幅1200mm、作業や移動するために必要な奥行き1600mmとした場合、1.92㎡となる。

そうすると、全体のスペースの半分くらいを個人の業務スペースとして割り当て、そのほかの面積には、応接スペースや会議などをするための打ち合わせスペースとして活用できることがわかる。

また、収納棚やコピー機などの備品を置いたり、スムーズに行き来できる通路のために必要なスペースも考慮しなければならない。

2.個人に必要な業務スペースの縮小

人数が増えるごとにそれぞれの業務用スペースが必要になるので、もし縮小できる可能性があるならば、個人のスペースについて検討してみよう。

一般的なオフィスデスクの幅は1200mm、奥行きは700mmである。しかし、必ずしもこのスペースが必要でない場合もある。たとえば、大きな画面や容量の大きいパソコンを必要としない業務なら、省スペースで使用できるノートパソコンを取り入れるといいだろう。

そのほかに必要なものが筆記用具や、書類、書籍のみならば、デスクの奥行きが600mm程度でも問題ないし、引き出しもほとんど使わないこともある。もちろん、あまりにも個人スペースが狭いとストレスになることもあるし、隣の人との距離感もある程度必要である。

また、書面でやりとりをすると、紙面を広げるためにどうしても机上のスペースが必要になったり、書類がかさんで収納のためにスペースが奪われることも多い。印刷物はどうしても必要な時のみにして、業務上のやりとりは極力データで受け渡しするようにすると、省スペースのために効果的である。

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3.個人スペース以外に必要なものを検討する

オフィスには、それぞれの従業員が働くための業務スペース以外に必要なものがある。小規模なオフィスで、いかに効率よくスペースを活用できるかは、そのほかの共有スペースのあり方について検討してみる必要がある。

たとえば、業種にもよるが、オフィスに来客があることは避けられないだろう。小規模なオフィスの場合、来客のための応接スペースを確保するのが難しい。できれば壁で仕切られた個室が望ましいが、それが難しい場合は、パーテーションなどで囲うだけでも、ある程度空間を区切ることはできる。

また、特別に応接室として設置しなくても、ふだんは社員同士の打ち合わせスペースや、休憩所として使用しておいて、来客があった時だけ応接用に利用するのもいいだろう。そういった共有スペースは、どんな場面でも臨機応変に使えるようなレイアウトにしておく必要がある。

また、ビルの一室にオフィスを構えている場合には、ビルに併設されている打ち合わせスペースを利用するのもいいだろう。社員同士の打ち合わせもそこでするようにすれば、オフィス内に用意しなくてもいいので、スペースの確保だけでなく家具やインテリア用品の節約にもなる。

4.省スペース用の備品にする

デスクとチェア以外に大きな面積が必要になるのは、収納棚やコピー機などの備品である。収納棚は、書類が増えていくとどんどん圧迫されるので、古い書類は保管期間を決めておいて、ある程度は処分したりデータ化したり、倉庫に収納するなどの処置を取るべきである。

また、大きなコピー機はスペースだけでなく電気代や維持費もかかるので、必要な機能だけを備えた小型のものにするのもいいだろう。

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小規模オフィスのレイアウト実例

小規模のオフィスの場合は、従業員数も少なく大企業のように部署ごとに仕事が割り当てられているのではなく、ひとりひとりがいくつかの業務を担っていることも多いだろう。

そのため、部署ごとにデスクを配置したり収納を分散させる必要がなくなるので、コンパクトでありながら、自由の効きやすいレイアウトにできるというメリットもある。

動線を意識して個人のスペースを確保

出典:www.ublog.live

横に長いオフィスで、デスクをくっつけて島形に配置するのではなく、分散させて個人の業務スペースを確保している事例。

自分の席の後ろが通路にならないことで、少し狭いスペースでも業務に集中しやすくなるだろう。部屋の隅にソファを置いて、多少の応接スペースを作り出すこともできる。

 

小さいスペースで効率よく人員配置

出典:blog.invoiceberry.com

個々にデスクを用意するのではなく、大きなテーブルを数人で共用することにより、奥行きや幅の省スペースに成功している事例である。

デスクの上は、極力ものを置かずパソコンのみで作業が完了するようにし、引き出しなども排除して収納は棚に集約させている。

これらの工夫により、広くないオフィスでも多人数の作業が可能になる。

 

1人だけのオフィスでゆったりレイアウト

出典:removeandreplace.com

小規模オフィスというと、どうしても複数人をイメージしてしまうが、たとえ働く人が1人であっても、そこが働く場所ならばオフィスであると言える。

そのため、もし1人だけのオフィスなら、レイアウトも自分の好きなようにできる。

機能性はもちろんだが、窓から見える風景が素晴らしいことなどもポイントにすれば、モチベーションも上がって作業効率も上がるだろう。

 

来客の多いオフィスはプライバシー重視

出典:manual19.biz

小規模なオフィスは、一般的な企業ではなく法律事務所などのような専門的な事務所としても利用されることが多いだろう。

その場合、訪れた顧客との打ち合わせには応接スペースが必要である。また、機密性の高い業務内容になるので、プライベートは確保できるようなレイアウトが望ましい。

受付と個人の業務スペース、打ち合わせスペースそれぞれがプライバシーを重視できるようなレイアウトがふさわしいだろう。

 

業者に依頼する場合

これから事業経営を始めてオフィスを作る場合には、レイアウトも含めて業者に依頼するのが効率的である。オフィスに使用する面積や従業員の人数、業務内容や要望などを伝えて、よりよいレイアウトプランを作成してもらう。

3Dなど、立体的なイラストのプランをもらうとよりイメージしやすくなるだろう。図面やパースなどでプランを提案してもらい、実際にオフィスに使う物件を見てもらって具体的な施工について打ち合わせし、配線やパーテーションなどの必要な設備も含めて施工してもらう。

料金相場は、面積や設備内容によっても異なるが、大体100㎡で100万円程度になるだろう。図面やプラン出しまでは無料のところも多いので、ひとつの業者に決める前に複数の業者に見積もりをしたり、プランだけでも依頼してみて比較検討してみよう。

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まとめ

小規模オフィスのレイアウトは、いかに無駄なスペースをなくし、空間を有効利用できるかが重要になってくる。小規模ならではのコミュニケーションの取りやすさや利便性もあるので、狭いことばかりに気を取られず、メリットも活かしていけるようにしよう。

また、オフィスの形態は、どんな業種で使用するかによっても、そのレイアウトが大きく変わってくる。決まりきった形ではなく、その業種や仕事内容に合ったレイアウトを検討し、働きやすい環境になるようにしよう。

具体的にどうしたらいいかわからない時は、ぜひプロの意見を取り入れることをおすすめしたい。

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